Die Digitale Projektakte: Dein zentrales Nervensystem für jedes Projekt

Beende das Chaos aus verstreuten Dateien, endlosen E-Mail-Ketten und veralteten Dokumenten. Mit der digitalen Projektakte von PlainStaff schaffst du eine zentrale, sichere und intelligente Heimat für dein gesamtes Projektwissen.

Die digitale Projektakte in PlainStaff als zentrales Projektarchiv
Alle Fäden in der Hand: Die digitale Projektakte als dein zentrales Cockpit.

Kennst du das Gefühl, wenn ein entscheidendes Dokument genau dann unauffindbar ist, wenn du es am dringendsten brauchst? Wenn Teammitglieder mit veralteten Versionen arbeiten und wertvolle Zeit mit der Suche nach Informationen verschwendet wird? Die digitale Projektakte von PlainStaff ist die Antwort auf dieses alltägliche Chaos. Sie ist weit mehr als nur ein Cloud-Speicher; sie ist das schlagende Herz deiner Projekte. Hier laufen alle Fäden zusammen: von der ersten Idee über detaillierte Pläne, wichtige Protokolle, Kundenfeedback bis hin zur finalen Abrechnung.

Wir verwandeln dein Dokumentenmanagement von einer lästigen Pflicht in einen strategischen Vorteil. Schaffe eine einzige, verlässliche Quelle der Wahrheit (Single Source of Truth), die deinem gesamten Team jederzeit und von überall zur Verfügung steht. Das Ergebnis ist nicht nur eine immense Zeitersparnis, sondern auch eine neue Ebene der Zusammenarbeit, Transparenz und Professionalität. Dein Projektarchiv wird von einem passiven Datengrab zu einer aktiven, lebendigen Wissensbasis, die den Erfolg deiner Projekte maßgeblich vorantreibt.

Dein Effizienz-Sprung auf einen Blick:

Zentrale Wahrheit

Ein Ort für alle Dokumente. Schluss mit Suchen, hallo Produktivität! Dein Projektarchiv ist immer aktuell.

Nahtlose Teamarbeit

Fördere die Zusammenarbeit durch gemeinsamen Zugriff auf alle relevanten Informationen und Dokumente.

Revisionssichere Doku

Erfülle gesetzliche Aufbewahrungspflichten mühelos durch eine fein granulare Berechtigungs­struktur.

Intelligente Suche

Finde jedes Dokument in Sekundenschnelle – egal wann, egal wo. Effizientes Dokumentenmanagement spart Zeit.

Maximale Sicherheit

Schütze deine sensiblen Projektdaten mit granularen Zugriffsrechten und Hosting in Deutschland.

Volle Kontrolle

Behalte stets den Überblick und steuere deine Projekte proaktiv mit einer 360°-Sicht auf alle Unterlagen.
Dokumente direkt bei der Zeitbuchung in der digitalen Projektakte archivieren
Dokumentation im Fluss: Dateien direkt bei der Buchung oder mobil erfassen.

Vom Dokumenten-Chaos zur perfekten Ordnung – Intuitiv und leistungsstark

Die beste Software ist die, die man gerne benutzt. Deshalb haben wir die Dokumentenverwaltung in PlainStaff so einfach und intuitiv wie möglich gestaltet. Füge Dokumente per Drag-and-Drop direkt im Browser hinzu, lade sie von deinem Computer hoch oder – und das ist der Game-Changer für mobile Teams – erfasse sie direkt über die PlainStaff App. Mach ein Foto von einer wichtigen Skizze auf der Baustelle, scanne einen Lieferschein oder speichere ein Übergabeprotokoll als PDF. Jede Datei landet sofort im richtigen Projektarchiv, perfekt zugeordnet und für alle berechtigten Teammitglieder verfügbar.

Verknüpfe Dokumente direkt mit konkreten Zeiteinträgen, Aufgaben oder Meilensteinen. So schaffst du einen Kontext, der die reine Ablage weit übersteigt. Stell dir vor, du siehst nicht nur, dass 8 Stunden auf "Konzeption" gebucht wurden, sondern kannst mit einem Klick das dazugehörige Konzeptpapier öffnen. Diese tiefe Integration von Zeiterfassung und Dokumentenmanagement sorgt für eine beispiellose Klarheit und macht dein Projektarchiv zu einem lebendigen, atmenden Organismus, der dein Team intelligent unterstützt.

Teamarbeit neu definiert: Wissen teilen, gemeinsam wachsen

Erfolgreiche Projekte leben von reibungsloser Kommunikation und einem gemeinsamen Verständnis. Die digitale Projektakte ist dein ultimatives Werkzeug, um Informationssilos aufzubrechen und eine Kultur des Teilens zu etablieren. Jedes Teammitglied, vom Projektleiter bis zum externen Partner, hat Zugriff auf genau die Informationen, die es für seine Arbeit benötigt – immer in der aktuellsten Version.

Schluss mit dem E-Mail-Pingpong, um die neueste Version einer Präsentation zu finden. Keine Missverständnisse mehr, weil jemand auf veraltete Pläne schaut. Kommentiere Dokumente direkt in PlainStaff, führe Diskussionen dort, wo sie hingehören, und sorge dafür, dass alle Entscheidungen transparent und nachvollziehbar sind. Dein Projektarchiv wird zum zentralen Kollaborations-Hub, der die Effizienz steigert und das gesamte Team auf Erfolgskurs bringt.

Zusammenarbeit im Team mit der digitalen Projektakte
Ein Team, eine Wissensbasis: Perfekte Zusammenarbeit dank zentralem Zugriff.

Sicherheit und Kontrolle: Deine Daten, deine Regeln

Deine Projektdokumente sind eines deiner wertvollsten Güter. Wir schützen sie mit der höchsten Sorgfalt. Die digitale Projektakte von PlainStaff bietet dir ein ausgeklügeltes, aber einfach zu verwaltendes Berechtigungssystem. Du definierst auf granularer Ebene, wer welche Dokumente sehen, herunterladen, bearbeiten oder löschen darf. Ob interne Teams, externe Freelancer oder Kunden – du behältst immer die volle Kontrolle.

Alle Dokumente werden automatisch versioniert. Du siehst jederzeit, wer wann ein Dokument erstellt oder es verändert hat. Das schafft nicht nur Vertrauen, sondern erfüllt auch wichtige Compliance-Anforderungen. Deine Daten werden ausschließlich in hochsicheren, ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gespeichert. Verlasse dich auf ein Dokumentenmanagement und ein Projektarchiv, das Sicherheit nicht nur verspricht, sondern garantiert.

Sicherheits- und Berechtigungseinstellungen in PlainStaff
Deine Festung: Granulare Rechte und revisionssichere Protokollierung.