Die Digitale Personalakte: Das Herzstück deines HR-Managements

Verabschiede dich vom Papierchaos und entdecke eine Welt, in der Sicherheit, Effizienz und Transparenz deine Personalarbeit definieren. Die digitale Personalakte von PlainStaff ist mehr als nur ein Ablageort – sie ist dein strategisches Werkzeug für ein modernes Personalarchiv und eine zukunftsfähige Dokumentenverwaltung.

Die digitale Personalakte in PlainStaff
Alle Mitarbeiterdokumente zentral und sicher an einem Ort.

Stell dir vor, du könntest jede Information zu jedem Mitarbeiter mit nur einem Klick abrufen – sicher, strukturiert und ohne jemals wieder einen Aktenschrank öffnen zu müssen. Die digitale Personalakte von PlainStaff macht genau das möglich. Sie ist das zentrale Nervensystem deiner Personalabteilung, das alle wichtigen Dokumente – von Arbeitsverträgen über Gehaltsabrechnungen bis hin zu Weiterbildungszertifikaten – in einem hochsicheren, digitalen Personalarchiv bündelt. Vergiss ineffiziente Prozesse und die ständige Sorge um den Datenschutz.

Wir bieten dir eine Lösung, die nicht nur Ordnung schafft, sondern deine gesamte Dokumentenverwaltung revolutioniert. Erlebe, wie du wertvolle Zeit gewinnst, die Zusammenarbeit im Team verbesserst und Compliance-Anforderungen mühelos erfüllst. Mit PlainStaff investierst du in eine Technologie, die mitdenkt, Prozesse automatisiert und dir den Freiraum gibt, dich auf das Wesentliche zu konzentrieren: deine Mitarbeiter. Tauche ein in die Zukunft der Personalarbeit – effizient, sicher und vollständig digital.

Deine Vorteile für ein lückenloses Personalarchiv:

Zentral & Sicher

Alle Dokumente an einem Ort, geschützt durch modernste Sicherheitsstandards und granulare Zugriffsrechte.

Blitzschneller Zugriff

Finde jedes Dokument in Sekundenschnelle mit einer intelligenten Suchfunktion. Für dich und deine Mitarbeiter.

Revisionssicheres Archiv

Erfülle gesetzliche Aufbewahrungspflichten mühelos durch eine fein granulare Berechtigungs­struktur und automatische Versionierung.

Effiziente Dokumentenverwaltung

Definiere eigene Dokumentenarten und passe die Struktur perfekt an die Bedürfnisse deines Unternehmens an.

Mitarbeiter-Self-Service

Entlaste deine HR-Abteilung, indem Mitarbeiter Dokumente wie Krankmeldungen selbst hochladen und einsehen können.

Maximale Datensicherheit

Profitiere von Hosting in Deutschland, DSGVO-Konformität und höchsten Sicherheitsstandards für deine sensiblen Daten.

Intelligente Dokumentenverwaltung – Maßgeschneidert für dein Unternehmen

Definition von eigenen Dokumentenarten in PlainStaff
Passe die digitale Personalakte mit eigenen Dokumentenarten perfekt an.

1. Volle Kontrolle und Flexibilität für deine HR-Prozesse

Jedes Unternehmen hat seine eigenen Prozesse und Anforderungen. Deshalb gibt dir PlainStaff die Freiheit, deine Dokumentenverwaltung exakt nach deinen Vorstellungen zu gestalten. Im Admin-Bereich definierst du mit wenigen Klicks eigene Dokumentenarten – ob Arbeitsvertrag, Zusatzvereinbarung, Schulungszertifikat oder interne Mitteilung. Lege fest, welche Eigenschaften ein Dokument haben soll, wer darauf zugreifen darf und wie lange es aufbewahrt werden muss. Diese Flexibilität stellt sicher, dass sich die digitale Personalakte nahtlos in deine bestehenden Abläufe integriert und sie optimiert, anstatt sie zu verändern. Du schaffst eine Struktur, die für jeden im Unternehmen klar und verständlich ist und die Effizienz deiner Personalarbeit auf ein neues Level hebt.

Granulare Zugriffsrechte für Dokumente
Steuere den Zugriff auf sensible Dokumente bis ins kleinste Detail.

2. Sicherheit an erster Stelle: Granulare Zugriffsrechte

Personaldaten gehören zu den sensibelsten Informationen im Unternehmen. Mit PlainStaff behältst du jederzeit die volle Kontrolle. Unser ausgeklügeltes Berechtigungssystem ermöglicht es dir, den Zugriff auf jede einzelne digitale Personalakte und sogar auf einzelne Dokumentenarten präzise zu steuern. Definiere, ob ein Dokument nur für die Personalabteilung, für den Vorgesetzten oder auch für den Mitarbeiter selbst sichtbar ist. Lege fest, wer Dokumente hochladen, bearbeiten oder nur einsehen darf. Diese granulare Steuerung garantiert nicht nur höchste Sicherheit und DSGVO-Konformität, sondern schafft auch Vertrauen bei deinen Mitarbeitern. Du stellst sicher, dass jeder nur die Informationen sieht, die für seine Rolle relevant sind – nicht mehr und nicht weniger.

Mitarbeiter-Self-Service in der digitalen Personalakte
Mitarbeiter können Dokumente wie die Krankmeldung direkt selbst hochladen.

Mehr Autonomie für Mitarbeiter, mehr Zeit für HR

Stärke die Eigenverantwortung und entlaste gleichzeitig deine Personalabteilung. Mit der Mitarbeiter-Self-Service-Funktion wird die digitale Personalakte zum interaktiven Portal. Gib deinen Mitarbeitern die Möglichkeit, auf für sie freigegebene Dokumente wie Gehaltsabrechnungen oder Verträge jederzeit und von überall zuzugreifen. Noch besser: Erlaube ihnen, Dokumente selbstständig hochzuladen. Eine Krankmeldung kann so direkt bei der Abwesenheitsbuchung beigefügt werden, ohne Umwege über E-Mail oder das HR-Büro.

Dieser einfache und direkte Weg spart nicht nur administrativen Aufwand auf beiden Seiten, sondern erhöht auch die Datenqualität und Transparenz. Mitarbeiter schätzen den unkomplizierten Zugriff auf ihre Unterlagen, während sich dein HR-Team auf strategische Aufgaben konzentrieren kann, anstatt Dokumenten hinterherzulaufen. Ein Gewinn für alle und ein wichtiger Schritt zu einer modernen, mitarbeiterzentrierten Unternehmenskultur.